Políticas de privacidad
Versión revisada 17 de Abril 2022
GRUPO LIBERET, S.A. DE C.V., que incluye a la marca “FUDDIS” (en lo sucesivo “GRUPO LIBERET”), para hacer cumplir y vigilar las necesidades y disposiciones legales referentes al Tratamiento de Datos Personales a los que, de acuerdo al Aviso de Privacidad tenga relación jurídica con GRUPO LIBERET.
Esta Política toma en cuenta únicamente ocho medidas de fácil aplicación, memorización y procedimiento que permiten agilizar la toma de decisiones respecto al manejo de datos personales en posesión de GRUPO LIBERET y sobre las mismas es que se debe actuar en consecuencia.
MEDIDA UNO. – RESPONSABLE Y CONTACTO.
El responsable del cumplimiento de la Política de Privacidad debe ser una sola persona. Dicha Persona será internamente conocida como “Oficial de Privacidad”.
Actualmente el Oficial de Privacidad de GRUPO LIBERET es: María Fernanda Coss y Leon Mares.
El Oficial de Privacidad tiene a su cargo y responsabilidad un correo electrónico y extensión telefónica determinados para su encomienda.
Actualmente el correo oficial es: corporativo@liberet.com y la extensión de teléfono es la (+52) 33 1862 0863.
El Oficial de Privacidad tiene entre sus encomiendas:
- Dar respuesta a las comunicaciones recibidas por parte de los titulares de datos personales.
- Verificar que las disposiciones de privacidad se cumplan, tales como la presencia del Aviso de Privacidad y que la información sea completa y coherente.
- Notificar y tener comunicación con las áreas responsables del manejo de información específica.
- Coordinar con las áreas responsables del manejo de información la solución al ejercicio de los derechos A.R.C.O. del cliente.
- Proponer ante el consejo o la administración, aquellos cambios o modificaciones a esta política y/o al Aviso de Privacidad así como las estrategias suficientes para implementarlas, cumplir o llevar a cabo las nuevas y/o las ya existentes.
- Llevar a cabo los lineamientos exigidos en la medida dos, con el propósito de institucionalizar la práctica de confidencialidad.
MEDIDA DOS. – COMUNICACIÓN Y ATENCIÓN A TITULARES DE DATOS
Cualquier tema relacionado con el cumplimiento del Aviso de Privacidad, la presente política o con las disposiciones de la ley debe de ser inmediatamente remitido al Oficial de Privacidad.
Ninguna comunicación con titulares de datos puede ser distinta del correo oficial, la extensión designada y el trato directo con el Oficial de Privacidad.
En caso de que, cualquier otra persona reciba en sus correos personales, extensiones o teléfonos celulares cualquier clase de solicitud relacionada con el ejercicio de los Derechos ARCO debe de ser conminada a que lo haga a través de los medios establecidos para ello sin excepción.
Deberá quedar claro a todos los trabajadores de GRUPO LIBERET y al Oficial de Privacidad el manejo y cuidado de la información de los titulares de datos de GRUPO LIBERET y el manejo con responsables y encargados de la información.
MEDIDA TRES. – FICHA TÉCNICA
Ante el ejercicio de los derechos ARCO, el Oficial de Privacidad deberá remitir al titular de datos personales una ficha que permita la identificación de sus necesidades y que deberá de contener los requisitos siguientes:
(a) Nombre y domicilio u otro medio para comunicarle la respuesta a su solicitud;
(b) Documentos que acrediten su identidad o, en su caso, la representación legal;
(c) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de lo que se busca ejercer alguno de los derechos ARCO;
(d) El objeto de la solicitud y anexar copia de los elementos en que sustenten su petición.
Cada solicitud generará un folio único que permita su identificación, respuesta, en su caso solución y archivo de manera electrónica. En el archivo de los folios, preferentemente se debe de guardar los textos y referencias de correos electrónicos que hicieron la solicitud de la información.
En caso de no cumplir con las necesidades señaladas en los incisos (a), (b), (c) y (d) de la presente medida, el Oficial de Privacidad, DEBERÁ EMITIR UNA RESPUESTA DECLINATORIA a la solicitud, explicando clara y precisamente el motivo de la declinación.
MEDIDA CUATRO. – LOCALIZACIÓN DE AVISOS Y LEYENDAS
Los Avisos de Privacidad deben ser visibles en los lugares donde exista entrega de datos. Forzosamente deben de estar a la vista en: Casetas de seguridad, Recepción, Salas de Junta, Zonas de carga o descarga, la Página WEB.
Es muy recomendable hacer mención de la localización web del Aviso de Privacidad en el Conmutador.
Por seguridad, la mejor constancia que puedo tener de cumplimiento de privacidad es un Aviso Firmado. De preferencia tenga a la mano algunos ejemplares impresos que le permitan facilitar la entrega y recepción de este para con los titulares.
MEDIDA CINCO. – PROCEDER INTERNO
El Oficial de Privacidad deberá con auxilio del consejo o los responsables de la administración determinar qué información no puede salir de ciertas áreas de trabajo de GRUPO LIBERET. Es muy importante internamente delimitar, qué información se puede compartir y cuál no, y quienes son las personas físicas autorizadas para solicitar cualquier clase de información.
La información a la que tengan acceso los trabajadores de GRUPO LIBERET, deberá de ser relacionada en el respectivo Convenio de Confidencialidad y Secrecía Profesional que suscriban al respecto. Igualmente, deberá atenderse al “Flujograma de información” oficial y visible en las áreas de trabajo y el organigrama, debiendo en especial los trabajadores consultar el uso de la misma para con su Jefe Directo o el Oficial de Privacidad.
MEDIDA SEIS. – EJERCICIO DE LOS DERECHOS ARCO
Si el Oficial de Privacidad emite una respuesta favorable a cualquiera de los ejercicios de los derechos ARCO, deberá cerciorarse de que dicha medida fue efectivamente aplicada y deberá dejar una evidencia física y digitalizada en el archivo correspondiente sobre la acción que se tomó, y deberá suscribirla con el responsable del área que la llevó a cabo.
A manera de ejemplo, si un dato fuera modificado del sistema o base de datos, deberá tener un acuse suscrito por el personal encargado de que dicho cambio efectivamente fue llevado a cabo y la manera en la que quedó realizada dicha modificación.
Adjuntar dicho comprobante a la respuesta de solución al titular de datos es potestativo del Oficial de Privacidad.
MEDIDA SIETE. – GUARDA DE FOLIOS
Los folios, las respuestas y soluciones otorgadas deberán generar un archivo en el que, digital y en su caso físicamente, se asegure su guarda y custodia por un lapso no menor a cinco años contados a partir de su fecha de archivo definitivo.
MEDIDA OCHO. – APOYO AL OFICIAL DE PRIVACIDAD
El Oficial de Privacidad DEBE contar con la fuerza y poder interno necesario y suficiente para que se puedan llevar a cabo sus encomiendas. El consejo o la administración determinarán el alcance de sus facultades, presupuesto, medidas correctivas y demás necesarias para asegurar su desempeño.
SEPTIEMBRE DE 2022